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CHEF SERVICE ACHATS & MOYENS GENERAUX

Rend compte àDirecteur Administratif et Financier
Postes placés sous sa responsabilitéChargé du Matériel et StockArchivisteCoursier/Agent de liaisonConducteur de Véhicule administratif
DirectionDirection  Administrative et Financière
Localisation du posteBénin
Missions
GESTION DES ACHATS ET STOCKS Assurer l’approvisionnement et la disponibilité permanente des stocks sous sa responsabilité, sans perte, ni avarie ; Planifier les achatsAssurer une gestion efficiente des stocks de matériels au niveau de ses magasins ;Gérer et contrôler le processus d’achat et de gestion des stocks, y compris le processus de consultation restreinte et d’appel d’offres, conformément aux procédures en vigueur.Gérer et évaluer les fournisseurs                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       GESTION DES ARCHIVES Superviser et coordonner le processus de traitement et de gestion des archives par l’archiviste.   GESTION DES ACTIVITES DE TRANSPORT DE BIENS ET PERSONNES Superviser et coordonner les activités liées aux transports de biens et personnes effectuées par les coursiers, agents de liaison et conducteurs de véhicules administratifs.   MANAGEMENT Superviser, organiser et contrôler les activités effectuées par les équipes placées sous sa responsabilité.  
Activités /taches
GESTION DES ACHATS ET STOCKS   Gérer et contrôler le processus d’achat et de gestion des stocks.Assurer l’approvisionnement et la disponibilité permanente des stocks sous sa responsabilité (pièces de rechange / matériels de réparations des installations / équipements, diverses fournitures, etc.), sans perte, ni avarie ; Après analyse, accomplir les formalités d’achats et assurer l’approvisionnement de ses magasins en matériels et fournitures de bureau suivant la fréquence de sortie de chaque article de façon à garantir une disponibilité permanente desdits matériels.Assurer une gestion efficiente des stocks de matériels au niveau de ses magasins ;Veiller au traitement en temps réel des mouvements de stock dans la base ODOO ;Assurer la tenue et la mise à jour du répertoire des fournisseurs et prestataires agrées et du répertoire des prix des articles habituellement commandés.Gérer et contrôler le processus de consultation restreinte et d’appel d’offres, conformément aux procédures en vigueur.Négocier avec les fournisseurs et les prestataires, les tarifs et modalités de livraison/règlement. Veiller au respect des lignes budgétaires et à l’optimisation des coûts.Procéder à l’émission des bons de commande dans Odoo.Assurer le suivi des commandes avec les fournisseurs/prestataires jusqu’à livraison/exécution.Assurer le suivi des règlements fournisseurs/prestataires et au respect des délais de paiement contractuels. Superviser le processus de demande de matériel par les directions et services, et s’assurer de leur satisfaction quant aux matériels livrés et délai de livraison.Assurer la mise à disposition au demandeur et ce, dans les délais, des pièces de rechanges nécessaires aux réparations.Assurer la gestion des lignes téléphoniques mobiles (corporates) de la Société.Procéder aux insertions / extractions de lignes dans la flotte corporate du GroupeProcéder au retrait de cartes SIM auprès d’une agence GSM, en cas de perte par un usagerVérifier les factures de consommation des opérateurs GSM Tenir à jour la liste des lignes corporate du Groupe.Superviser et participer aux inventaires périodiques.   GESTION DES FOURNISSEURS Gérer la base fournisseursEvaluer les fournisseurs GESTION DES ARCHIVES Superviser et coordonner le processus de traitement et de gestion des archives par l’archiviste.S’assurer que les archives sont transmises dans les délais requis par les départements et services à l’archiviste.S’assurer de la conservation optimale et sécurisée des archives physiques et électroniques.S’assurer que tout mouvement d’entrée / sortie des archives est documenté (réception des documents, consultation, destruction…).   GESTION DES ACTIVITES DE TRANSPORT DE BIENS ET PERSONNES Superviser et coordonner les activités liées aux transports de biens et personnes effectuées par les coursiers, agents de liaison et conducteurs de véhicules administratifs.S’assurer du correct entretien du parc de véhicules de la société et de l’exécution des formalités y relatives : visites techniques, taxes/vignettes, …S’assurer que les transports sont effectués dans des conditions optimales et de sécurité permanente.Assurer le suivi et le contrôle des consommations en carburant des véhicules.   MANAGEMENT Superviser, organiser et contrôler les activités des équipes placées sous sa responsabilité :Assurer la formation des équipes Appliquer et faire respecter les Procédures applicables à son activité. S’assurer du respect des dispositions règlementaires   REPORTING Produire un rapport d’activité journalier, hebdomadaire, mensuel et trimestriel, succinct à la hiérarchie avec commentaire et proposition.Exécuter toute autre tâche confiée par la hiérarchie.
CompétencesIndicateurs
Connaissances –  Avoir de bonnes connaissances en transport, logistique et gestion de stocks    Savoir-faire – Faire preuve d’anticipation et de prévoyance –Capable de fixer des objectifs de résultat, de progrès et de formation – Capable de suivre et valoriser les résultats – Capable d’encourager, de féliciter, de recadrer et de faire respecter les règles – Capacité rédactionnelle – Capacités managériales, capacités à transmettre ses connaissances   Savoir-être – Bon relationnel, – Proactif et dynamique, – Autonome, – Capable de travailler sous pression. – Honnêteté, intégrité, probité – Réactivité  Se référer au tableau des KPI’s (key performance indicators) – Indicateurs-clés de performance, en vigueur.  
Contacts clés
Clients InternesTous les départements et services
Fournisseurs Internes 
Relations externesFournisseurs et prestataires de services
Outils de travail et documents de référence
Pack office (Power point, Word, Excel) ODOO Chartes et politiques, Manuels de procédures applicables au poste Notes de services applicables au poste Tableau des KPI’s (key performance indicators) – Indicateurs-clés de performance
Formation requise et/ou expérience requise  
  BAC + 3 en Gestion des Transports et Logistique ou tout autre titre équivalent Expérience de 05 ans minimum  

Cette fiche de poste n’est pas limitative et peut être revue à tout moment afin de permettre le bon fonctionnement de la société.